Videokonferenzen mit Webex

Videokonferenzen mit Webex

Die Stadt Hennigsdorf stellt ihren Mitarbeitenden das Produkt Cisco Webex (im Folgenden „Webex“) zur Verfügung. Den Nutzern wird damit die Möglichkeit gegeben, Videokonferenzen bzw. virtuelle Treffen durchzuführen.

Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung bei der Nutzung des Videokonferenztools Cisco Webex Meetings (nachfolgend Webex). Webex ist ein Service der Cisco Systems Inc. (nachfolgend Cisco) mit Sitz in San José Kalifornien, USA, und wird in Deutschland von der Telekom Deutschland GmbH betrieben.

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Cisco Collaboration Lösung wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zwischen der Stadt Hennigsdorf und der Telekom Deutschland GmbH, als Auftragsverarbeiter, geschlossen.

Zum Zwecke der Nutzung sowie zur Qualitätssicherung und Fehlerdiagnostik des Konferenztools Webex werden unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

  • Registrierungsinformationen (u.a. Name und Vorname, Aktivierungscodes, E-Mail-Adresse, Benutzername, Firmenname, Passwort, Organisations-ID, Avatar, IP-Adresse)
  • Technische Nutzungsinformationen (u.a. Gerätenamen, Geodaten, Betriebssystem, Client Version, IP-Adresse, MAC Adressen, Hardware-Typ, Betriebssystem-Version, Client Anwendung, Bildschirmauflösung, Informationen zur Performance-Messung und Problemdiagnose)
  • Konferenzinformationen (u.a. Sitzungsinformationen, Anzahl an Sitzungen, Anzahl der Teilnehmer, Hostname, einladende Personen, Beitrittsmethoden)
  • Benutzergenerierte Informationen (u.a. freigegebene Inhalte, Transkriptionen, Präsentationsmaterial)

Die vorangegangene Aufzählung ist nicht als abschließend zu betrachten. Unter folgendem Link können Sie weitere Datenschutzhinweise der Firma Cisco eingesehen: Cisco Online-Datenschutzrichtlinie

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4 Abs. 7 DSGVO) und der übrigen nationalen Datenschutzgesetze und datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Stadt Hennigsdorf

Rathausplatz 1 | 16761 Hennigsdorf
Telefon: (03302) 8770
E-Mail: stadtverwaltung@hennigsdorf.de
Website besuchen

 

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:

R. Schulze

Rathausplatz 1 | 16761 Hennigsdorf
Telefon: (03302) 877184
E-Mail: datenschutz@hennigsdorf.de

 

 

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, die Dienste von Webex für eine Online‐Zusammenarbeit einzurichten und durchzuführen.

 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von Webex Ihre Einwilligung einholen (z. B. bei Aufzeichnungen (sofern zulässig) oder der Nutzung durch externe Kommunikationspartner), dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Webex für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Webex zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Stadt Hennigsdorf unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Webex für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Stadt Hennigsdorf übertragen wurde, so dienen Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG) als Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung.

Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Webex Gegenstand des Beschäftigungskontextes ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz sowie § 26 BbgDSG; dies gilt auch für den Fall einer Einwilligung.

 

Datenübermittlungen

Ihre bei der Nutzung von Webex erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger innerhalb bzw. außerhalb der Stadt Hennigsdorf weitergegeben:

Innerhalb der EU:
Telekom Deutschland GmbH (Telekom)
auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO

Außerhalb der EU (nur für die Leistungsabrechnung und Fehlerbehebung)
Cisco International Limited (Cisco)
mit Sitz in United Kingdom, Feltham,als Unterauftragsverarbeiter nur für die Leistung Abrechnung und Fehlerbehebung Intrado Solutions Limited, mit Sitz in United Kingdom, als Unterauftragsverarbeiter

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Um außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) Datenschutzanforderungen zu gewährleisten, die den europäischen entsprechen, wurde zwischen der Telekom und Cisco eine Datenschutzvereinbarung auf Basis der EU‐Standardvertragsklauseln vereinbart. Ergänzend wurden zwischen diesen Vertragspartnern vertragliche Regelungen auf Basis der EU Standard Contractual Clauses / EU Model Clauses vereinbart.

 

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von Webex verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden.

Wenn und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

 

Ihre Rechte

Im Sinne der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

Auskunft – Artikel 15 DSGVO

Sie können zum Beispiel erfragen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben.  In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

Berichtigung – Artikel 16 DSGVO

Sie können unrichtige Angaben korrigieren und unvollständige Daten ergänzen lassen.

Löschung – Artikel 17 DSGVO

Sie können jederzeit Ihre personenbezogenen Daten löschen lassen, es sei denn, wenn die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden oder sie von uns aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufzubewahren sind.

Einschränkung der Verarbeitung – Artikel 18 DSGVO

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn zum Beispiel die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird. 

Widerspruch – Artikel 21 DSGVO

Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO erfolgt ist, widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, zum Beispiel, wenn uns im Sinne unserer amtlichen Aufgabenerfüllung eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet.

Datenübertragbarkeit – Artikel 20 DSGVO

Sie haben die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten, um sie gegebenenfalls an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu können, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Gemäß Artikel 20 Absatz. 3 Satz 2 DSGVO steht dieses Recht nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient.

Widerruf der Einwilligung – Artikel 7 DSGVO

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

Beschwerde – Artikel 77 DSGVO

Wenn Sie glauben, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich bei der nachfolgenden Aufsichtsbehörde beschweren:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht

Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 356-0 
Telefax: 033203 356-49 
E-Mail-Adresse: Poststelle@LDA.Brandenburg.de